آموزش 05: فاکتورها

ثبت فاکتور برای خودرو با کیلومتر و سرویس بعدی، فهرست فاکتورهای هر ماه، خرید از تأمین‌کننده، چاپ و PDF، و ابطال فاکتور اشتباه.

ثبت فاکتور برای خودرو

1. در «پذیرش» روی «فاکتور» خودرو بزنید (یا در «فاکتورها»، «فروش جدید» را بزنید و خودرو را با پلاک انتخاب کنید).
2. «کیلومتر فعلی» را از کیلومترشمار خودرو بنویسید. «آخرین کیلومتر ثبت‌شده» زیر آن است تا اشتباه نشود.
3. «افزودن کالا» را بزنید تا پنجره «انتخاب کالا» با کد، موجودی و قیمت هر کالا باز شود. با کلیک روی هر کالا انتخاب می‌شود و علامت ✓ می‌خورد؛ کلیک دوباره آن را از فاکتور برمی‌دارد. پنجره باز می‌ماند تا چند کالا را پشت هم انتخاب کنید؛ با نوشتن کد کامل و زدن Enter هم همان کالا انتخاب می‌شود. در پایان «تمام» را بزنید و تعداد را در جدول اقلام بنویسید.
4. در جدول اقلام «تعداد / مقدار» را با دکمه‌های + و − کنار آن کم و زیاد کنید یا خودتان بنویسید؛ مقدار اعشاری پذیرفته می‌شود، مثلاً 4.5 لیتر روغن فله. «قیمت واحد» از قیمت فروش همان کالا می‌آید و در فاکتور عوض نمی‌شود؛ فاکتور فیلد تخفیف جدا هم ندارد. برای کم کردن مبلغ، «کسر قیمت» همان قلم را بزنید (قدم بعد).
5. برای کم کردن از مبلغ یک قلم، زیر نام همان قلم «کسر قیمت» را بزنید و در «کسر از این قلم» مبلغ را بنویسید؛ مثلاً اگر از گالن 4 لیتری فقط 3.5 لیتر ریختید، بهای نیم لیتر را. مبلغ آن قلم همان‌جا کم می‌شود و با ✕ کسر برداشته می‌شود.
6. ستون «کیلومتر بعدی» برای هر کالا خودش پر می‌شود: «کیلومتر فعلی» به‌علاوه «هر چند کیلومتر یک بار؟» همان کالا (آموزش 08). کالایی که فاصله سرویس ندارد «—» نشان می‌دهد و یادآوری نمی‌سازد. برای عوض کردن آن، فاصله سرویس خود کالا را ویرایش کنید.
7. برای کاری که در کالاها تعریف نشده، «قلم دستی (بدون کالا)» را بزنید و شرح، قیمت و اگر لازم است کیلومتر بعدی‌اش را خودتان بنویسید.
8. در «دریافت همین حالا»، مبلغ دریافتی را جلوی هر حساب (صندوق، کارت‌خوان یا بانک) بنویسید؛ «کل مبلغ» همه مبلغ را روی همان حساب می‌گذارد. پرداخت ترکیبی، مثلاً بخشی نقد و بخشی با کارت، همین‌جا ثبت می‌شود.
9. «ثبت فروش» را بزنید. فاکتور ثبت‌شده همان لحظه باز می‌شود تا چاپش کنید.

اگر کار خودرو هنوز تمام نشده، پنجره را با «بستن (فاکتور باز بماند)» ببندید؛ اقلام برای همان خودرو نگه داشته می‌شود و هر وقت فاکتورش را دوباره باز کنید، سر جایش است (آموزش 03). قیمت کالاها همان قیمت روزی است که فاکتور را دوباره باز می‌کنید.

فروش نسیه

• اگر مشتری همه یا بخشی از مبلغ را نمی‌پردازد، مشتری باید انتخاب شده باشد؛ برای خودرویی که مالکش ثبت شده، مالک خودش به‌عنوان مشتری می‌آید. باقی‌مانده خودکار به حساب او نوشته می‌شود و برنامه پیش از ثبت، مبلغش را نشان می‌دهد. «همه نسیه (بدون دریافت)» کل مبلغ را به حساب او می‌نویسد.
• فروش بدون مشتری، فروش به «مشتری گذری» است و باید کامل پرداخت شود.

فهرست فاکتورها

• بالای صفحه «فروش» یا «خرید» را انتخاب کنید و با «ماه قبل» و «ماه بعد» بین ماه‌ها بروید. جمع فروش یا خرید ماه، مبلغ دریافت‌شده و نسیه بالای فهرست است.
• هر ردیف شماره، تاریخ، پلاک خودرو، مشتری، اقلام، مبلغ و وضعیت فاکتور را دارد.
• با جستجو، فاکتور را با شماره، نام مشتری یا نام و کد کالا پیدا کنید. برای دیدن همه فاکتورهای یک خودرو، پرونده‌اش را باز کنید (آموزش 04).

ثبت خرید

1. در «فاکتورها»، «خرید» را انتخاب و «خرید جدید» را بزنید (در پذیرش: «خرید»).
2. تأمین‌کننده را انتخاب کنید و کالاها را اضافه کنید؛ مقدار و قیمت خرید هر قلم را همان‌طور که در فاکتور تأمین‌کننده است بنویسید. اگر تأمین‌کننده تخفیف داده، «کسر قیمت» همان قلم را بزنید.
3. در «پرداخت همین حالا»، مبلغی را که از هر حساب پرداخت می‌کنید بنویسید؛ باقی‌مانده به حساب تأمین‌کننده نوشته می‌شود.
4. «ثبت خرید» را بزنید. موجودی کالاها بالا می‌رود و قیمت خرید آن‌ها به‌روز می‌شود تا سود فروش‌های بعدی درست حساب شود.

چاپ، PDF و تصویر فاکتور

1. فاکتور را از فهرست، از پرونده خودرو یا از صورت‌حساب مشتری باز کنید.
2. «چاپ» را بزنید و در پنجره چاپ ویندوز پرینتر را انتخاب کنید؛ فاکتور روی کاغذ A4 چاپ می‌شود.
3. برای فرستادن به مشتری «خروجی PDF» یا «خروجی تصویر» را بزنید، محل ذخیره را انتخاب کنید و فایل را در پیام‌رسان بفرستید.

روی فاکتور نام، تلفن و نشانی تعمیرگاه، شماره و تاریخ، مشتری، پلاک و نام خودرو با کیلومتر، جدول اقلام با «کیلومتر بعدی» هر کار (و کنار هر قلمی که کسر خورده، مبلغ کسر)، جمع، دریافتی‌ها و مانده نسیه، مبلغ به حروف، «توضیح پایین فاکتور فروش» شما و جای مهر و امضا می‌آید. مشتری از روی همین برگه می‌داند سرویس بعدی‌اش در چه کیلومتری است.

ابطال فاکتور

فاکتور ثبت‌شده ویرایش نمی‌شود. اگر اشتباه ثبت شده، آن را باز کنید و «ابطال فاکتور» را بزنید؛ موجودی کالاها و پول دریافتی یا پرداختی برمی‌گردد، یادآوری‌های آن فاکتور هم کنار می‌رود و فاکتور با برچسب «باطل» برای سابقه در فهرست می‌ماند. بعد فاکتور درست را دوباره ثبت کنید.

• خریدی که کالاهایش فروخته شده، تا وقتی آن فروش‌ها باطل نشوند، باطل نمی‌شود.
• فاکتور باطل‌شده با مهر «باطل شده» چاپ می‌شود.
• شماره فاکتورها خودکار و پشت سر هم است.